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目前會(huì)議接待是指會(huì)議籌辦方與主辦方商談，簽訂會(huì)議接待標(biāo)準(zhǔn)合同，對(duì)約定的事項(xiàng)提供全程的服務(wù)活動(dòng)。會(huì)議接待貫穿整個(gè)會(huì)議流程，涉及的服務(wù)范圍廣泛，包括會(huì)前工作、會(huì)中工作、會(huì)后工作三個(gè)環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)都囊括了眾多的接待內(nèi)容。
一、會(huì)前準(zhǔn)備階段
1. 承辦方應(yīng)先與主辦方的會(huì)議策劃人取得聯(lián)系，了解與會(huì)人員的相關(guān)資料，保持良好的信息溝通。
2. 確定出席人數(shù)，根據(jù)與會(huì)人員情況及會(huì)議規(guī)格適時(shí)選擇會(huì)議場(chǎng)地，并對(duì)會(huì)場(chǎng)的各項(xiàng)設(shè)施進(jìn)行認(rèn)真檢查。
3. 草擬會(huì)議議程，經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后分發(fā)所有與會(huì)人員。會(huì)議議程是會(huì)議內(nèi)容的概略安排，議程中應(yīng)涵蓋主題、時(shí)間、地點(diǎn)，參加人員及議題安排等具體事項(xiàng)，開會(huì)之前要將會(huì)議議程傳達(dá)給與會(huì)人員。
4.合理安排相關(guān)會(huì)務(wù)工作人員，相關(guān)事宜有：①由公司企業(yè)專員負(fù)責(zé)制作電子歡迎牌和指引牌。②安排一位工作人員專門拍攝會(huì)場(chǎng)情況，以備將來(lái)宣傳和紀(jì)念之用。③安排負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)茶水等有關(guān)工作人員。
5. 管理部應(yīng)在會(huì)議召開提前，以郵件形式通知員工，按要求著裝，并保持良好的辦公環(huán)境，樹立良好的公司外部形象。
6. 重要會(huì)議的召開，應(yīng)提前做好必要的彩排工作，會(huì)議期間的演講稿件和電子演示文檔需要統(tǒng)一規(guī)范，并測(cè)試投影儀等設(shè)備是否能正常使用。
7. 會(huì)場(chǎng)招待的水果及飲品采購(gòu)要在前一天準(zhǔn)備好，并按照與會(huì)人員的數(shù)量及會(huì)議規(guī)格進(jìn)行合理購(gòu)買；如會(huì)議結(jié)束后有安排宴會(huì)的要求，應(yīng)確定宴會(huì)時(shí)間，選好宴請(qǐng)場(chǎng)所，并根據(jù)公司接待預(yù)算的金額確定菜單；宴會(huì)中所需飲用的酒水也應(yīng)提早預(yù)訂。
8.參照與會(huì)人員的名單制作名牌，名牌以紅底紙張打印，上面分別注明公司名稱，名字及職位，注意文字大小適當(dāng)，清楚易識(shí)。
二、會(huì)議落實(shí)階段
1. 檢查各項(xiàng)準(zhǔn)備工作的落實(shí)情況。
2.發(fā)送會(huì)議通知。通知內(nèi)容應(yīng)涵蓋日期、時(shí)間、具體會(huì)址和聯(lián)絡(luò)方式。可采用電話通知、電子郵件通知或通過(guò)公司信息平臺(tái)發(fā)送短信通知等幾種形式，并確保能夠按時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)到全體與會(huì)人員。
3.確定電子歡迎牌的播放及指引牌的擺放位置，并安排會(huì)務(wù)工作人員迎接與會(huì)者入場(chǎng)。
4.會(huì)場(chǎng)布置具體如下： （1）會(huì)場(chǎng)應(yīng)莊重、整潔、舒適，合理調(diào)節(jié)溫度，并檢測(cè)燈光可視度。場(chǎng)內(nèi)不可堆放雜物，并應(yīng)擺放適量的花卉陳設(shè)。 （2）會(huì)場(chǎng)的座次安排要分清主次，特別是有貴賓參加會(huì)議的情況下，更要安排妥當(dāng)。座椅的數(shù)量應(yīng)按出席人數(shù)擺放，并多預(yù)留兩到四位。 （3）每個(gè)座位的桌面上應(yīng)配備公司公用信紙三張，鉛筆一支，會(huì)議流程一份（紅底紙張打�。�、小支裝礦泉水一支及名牌架一個(gè)。將洗凈的水果放置在果盆與紙巾盒擺放妥當(dāng)，并需準(zhǔn)備茶水待客。 （4）會(huì)場(chǎng)應(yīng)設(shè)有來(lái)賓簽到處，簽到處最好設(shè)在入口通道較明顯的地方。 （5）檢查會(huì)議所需物品及設(shè)備的準(zhǔn)備工作是否妥當(dāng)。
5.需與拍攝會(huì)場(chǎng)的工作人員，確定所有與會(huì)人員合影的最佳位置。
6.安排車輛的停放位置，并提前準(zhǔn)備適量的停車票以供與會(huì)人員使用。
三、會(huì)議實(shí)施階段
1.保持會(huì)場(chǎng)秩序，排除各種干擾，禁止無(wú)關(guān)人員隨意入場(chǎng)；
2.提出會(huì)議要求，保持會(huì)場(chǎng)安靜；
3.在與會(huì)期間做好茶水及各項(xiàng)后勤服務(wù)工作。
四、會(huì)議結(jié)束階段
1.配合拍攝人員工作，并組織與會(huì)人員在指定地點(diǎn)進(jìn)行合影留念。
2.組織會(huì)場(chǎng)的后期整理和清潔工作。
3.如會(huì)議結(jié)束后有安排宴會(huì)，應(yīng)提前與飯店工作人員確定到場(chǎng)時(shí)間，并通知與會(huì)人員及做好陪同和接待工作。
綜上所述，會(huì)議服務(wù)的三個(gè)環(huán)節(jié)是相輔相成，缺一不可的，每一個(gè)環(huán)節(jié)都非常重要，每一個(gè)環(huán)節(jié)完成的好壞將直接影響會(huì)議的服務(wù)質(zhì)量。因此，要做好會(huì)議接待必須在這三個(gè)環(huán)節(jié)上下功夫，精益求精，做出自己的特色。
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